Chargé Accueil et Services Généraux H/F - Versailles, France

Au sein de notre siège social situé à Versailles et en étroite collaboration avec l'Assistante de Direction/Responsable des Services Généraux, vous prenez en charge les missions suivantes : 

Gestion de l’Accueil

• Assurer l’accueil téléphonique et le transfert des appels ;
• Assurer la coordination du courrier, dans la réception et l’envoi au quotidien, dans les adressages ciblés ponctuels (mise sous pli) et dans la diffusion Réseau ;
• Gérer le stock des fournitures de bureau (consolidation des besoins des salariés puis envoi à l’Attaché(e) de Direction Responsable des Services généraux), gestion des consommables des espaces reprographie, réapprovisionnement de l’Espace Accueil en boissons et autres consommables ;
• Assure l’accueil des invités/visiteurs et des salariés itinérants ;
• Est le garant de la procédure d’accueil des visiteurs externes (registre d’accueil et remise de badges) ;
• Veille à l’état de propreté de l’Espace Accueil et du Showroom en collaboration avec les Services généraux

Services Généraux

Gérer le prestataire externe du parc automobile

• Suivre le reporting des commandes et les restitutions, les assurances et les sinistres, les cartes gasoil, les contraventions et l’entretien des véhicules avec le prestataire externe
• Coordination des contrats de location auto et des reporting kilométriques
• Garant de l’application de la « car policy » et de la charte automobile
• Suivi des budgets des prestataires et proposer des optimisations de la flotte actuelle en développant une politique environnementale
• Gérer la mise en place et le suivi d'outils, de tableaux de bord et statistiques trimestrielles nécessaires à la Direction
• S’assurer de la communication et du suivi des Avantages en Nature (AVN) auprès du service RH

Suivi des commerciaux sur le terrain

• Contraventions : Scan, enregistrement, envoi e-mails et relances, demande permis, dénonciation Antai, demande des justificatifs de paiement et classement
• Gestion des Commerciaux : Questions diverses (commandes, sinistres, carrosserie, changement pare-brise, contraventions, conduite accompagnée, avenants contrats, demande des dates de livraisons, demandes des modalités de restitutions livraisons, demandes d'attestation auprès des compagnies d'assurance, demande de carte GR et code ou télépéage)
• Gestion des livraisons des véhicules :
  • Livraison à Versailles : état des lieux avec le convoyeur, remise du PV de livraison, remise véhicule collaborateurs avec nouvel état des lieux, remise documents administratifs
  • Livraison en concession ou à domicile : transfert e-mail du loueur, mail de communication modalités de restitution/livraisons, envoi des documents par courrier, retour documents de l'ancien véhicule au loueur

Gestion on et offboarding :

• Onboarding :
  • Gestion de toute la logistique (réservation trains, hôtels, taxis, …) lors des sessions de formations pour les nouveaux embauchés
  • Oriente les nouveaux embauchés sur les bons services en fonction des besoins et des questions (création de compte Concur, carte Citi, compte Egencia, …)
• Offboarding :
  • Gestion des restitutions des véhicules en collaboration avec toutes les parties prenantes pour remise du matériel pro et IT - états des lieux avec le convoyeur - renvoi des docs en LRAR
  • Gestion des convoyages : appel pour confirmer la disponibilité de l’ex collaborateur et du convoyeur

Veiller à la maintenance technique des installations du siège

• Organiser la maintenance du siège (climatisation, électricité, plomberie, peinture, cloisons…)
• Organiser et suivre la propreté et l’entretien des locaux
• Participer aux réunions avec le propriétaire de l’immeuble
• Suivre les contrats normes et contrôles techniques ainsi que les mesures de sécurité et de protections des biens et des personnes
• Suivi des budgets des prestataires
• Création et suivi des badges des salariés

Aménager les locaux/bureaux

• Assurer les aménagements de bureaux
• Proposer des améliorations d’aménagement
• Superviser les travaux d’aménagements en coordination avec les parties prenantes

Gérer les prestataires externes

• RIE : Pointage mensuel des tickets RIE, envoi des menus hebdomadaires, transmission des invités de la semaine et nouveaux arrivants, restitutions des crédits badges pour les collaborateurs en offboarding, pointage mensuel des factures RIE
• Poste
• Suivi des budgets des prestataires
• Proposer des améliorations et des optimisations de coûts chaque année dans le plan prévisionnel et stratégique

Assistanat de services

• Organiser des réunions, formations internes (réservation salles, repas, hôtel, taxis, etc.)

• Organisation des animations/event internes à destination des collaborateurs
• Soutien ponctuel des équipes en fonction des urgences
• Commandes, relances et livraisons des cartes de visite pour les commerciaux

PROFIL RECHERCHE

• Expérience similaire de 2 ans minimum
• Maitrise des outils informatiques (Pack Office)
• Maitrise des connaissances techniques liées à la sécurité routière
• Maîtrise des techniques de communication écrite et orale
• Maîtrise des services de gestion et de maintenance d’immeuble tertiaire
• Maitrise de l’anglais