Ethics and Compliance Manager / エシックス＆コンプライアンス マネージャー

Japan Ethics and Compliance Manager

SUMMARY OF POSITION:

The Japan Ethics and Compliance Manager will be overseeing the Corporate Compliance Program in Dentsply Sirona Japan. They will be reviewing and evaluating compliance issues/concerns within the organization. This role ensures the management and employees follow local and international laws, company policies and procedures, and the company’s Codes of Conduct. Also importantly, this a key role in building a Dentsply Sirona culture of compliance. This manager will keep Corporate apprised of issues and concerns specific to the Japan business. Additionally, they will manage the Third-Party Compliance programs, including Distributors and Consultants.

There will be opportunities to support compliance projects on both an APAC and global level.

This Manager will report directly to the Ethics & Compliance Director, APAC and will be part of the Global Ethics & Compliance team under the direction of the Vice President, Chief Compliance Officer. This role will also dotted-line report into the Vice President, General Manager of Dentsply Sirona Japan. They will be part of the Japan management team and the Japan Compliance Promotion Conference committee.

DUTIES & RESPONSIBILITIES:

•            Promotes a compliant tone at the top and in the middle; serves as an influential leader within Japan

•            Develops, maintains, and revises policies and procedures for the general operation of the Ethics and Compliance Program to prevent illegal, unethical, or improper conduct

•            Assesses ethics and compliance risks and implements localised compliance policies, controls and other mitigating measures, as needed, prioritising global company compliance policies requirements

•            Serves as the Japan leader and main contact for compliance-related queries, including interaction with Healthcare Professionals and distributors, ensuring compliance to company policies, processes and regulations

•            Collaborates with HR and Legal to provide guidance to management and employees, and to resolve compliance issues, as necessary.

•            Monitors Dentsply Sirona’s locations in Japan (including the Digital Dental Solution Center Tokyo) for compliance with Company standards and procedures.

•            Supports internal and external audits of Dentsply Sirona’s Japan business

•            Implements the Business Gifts and Entertainment Policy and Register usage in Japan, providing guidance as needed on local regulations.

•            Oversees on-going monitoring efforts of Dentsply Sirona’s distributor network

•            Lead and/or assist with internal investigations as directed by the regional and/or global Ethics & Compliance and/or Legal departments.

•            Ensures that compliance-related issues/concerns within the Company are appropriately evaluated, investigated, and resolved.

•            Monitors new compliance-related legislation and industry trends to assess changes required in Dentsply Sirona policy.

•            Supports the company’s Data Privacy program needs, including compliance with Japan Act on the Protection of Personal Information (APPI), working with Legal and Global Ethics & Compliance teams.

Training

•         Institutes and maintains an effective compliance communication program for the organisation which includes promoting the use of Compliance Hotline, heightened awareness of Codes of Conduct, and understanding of new and existing compliance issues and related policies and procedures.

•            Develops an effective compliance training program, including appropriate introductory training for new employees as well as ongoing training for all employees and managers.

•            Conducts in-person and web-based trainings for employees and Third Parties in Japan

Others

•            Prepares status reports on projects and programs for Compliance and Ethics Committee meetings and Audit Committee presentations.

•            Participates in process improvement projects as necessary.

•            Provides reports on a regular basis on the Compliance Programs initiated.

•            Participates in compliance-related legal and data privacy processes and projects as necessary.

Education

・A Bachelor’s degree or higher

Experience

・10+ years’ experience within a regulated industry in a　multinational environment.

・Healthcare industry strongly preferred

・Knowledge and experience of laws on interaction with Healthcare Professionals　in Japan

・Experience in building and implementing anti-bribery and　corruption programs

Specific Knowledge /skills

・Familiar with operational, compliance, financial, and HR procedures and regulations.

・Demonstrated leadership in an individual contributor role.

・Strong communication and influencing skills

・Able to seek buy-in from management on compliance requirements

ポジション概要：

ジャパン エシックス＆コンプライアンス マネージャーは、デンツプライシロナ・ジャパンにおけるコーポレート・コンプライアンス・プログラムを統括します。社内におけるコンプライアンス上の問題や懸念事項の確認および評価を担当し、経営陣および従業員が、国内外の法令、社内規定、業務手順、ならびに企業の行動規範を順守していることを確保します。また、本ポジションは、デンツプライシロナにおけるコンプライアンス文化の醸成において、重要な役割を担います。日本市場に特有の課題や懸念事項について、コーポレート（本社）への報告・連携を行うほか、ディストリビューターやコンサルタントを含むサードパーティに対するコンプライアンス・プログラムの運用・管理も担当します。さらに、APAC（アジア太平洋地域）およびグローバルレベルでのコンプライアンス関連プロジェクトへの参画機会もあります。

本ポジションは、APACのエシックス＆コンプライアンス ディレクターに直属し、グローバルのエシックス＆コンプライアンス チーム（バイスプレジデント 兼 チーフコンプライアンスオフィサーの指揮下）に所属します。

また、日本法人のバイスプレジデント 兼 ゼネラルマネージャーにも間接的にレポートラインを持ち、日本のマネジメントチームおよび「ジャパン コンプライアンス推進会議」のメンバーとしての役割も担います。

業務内容：

• 日本法人内において、経営層および中間管理職を巻き込み、コンプライアンス意識の高い企業文化の醸成を推進する。
• 違法、不道徳、または不適切な行為を防止するため、エシックス＆コンプライアンス・プログラムの方針や手順を策定・維持・改訂する。
• 倫理・コンプライアンスリスクを評価し、必要に応じて、グローバル方針を優先しつつ、ローカル向けのポリシー、管理策、リスク低減措置を導入する。
• 日本におけるコンプライアンス関連の主要責任者および窓口として、医療従事者やディストリビューターとの対応を含め、社内方針・手順・法令の順守を確保する。
• 必要に応じて、HRおよび法務と連携し、マネジメントや社員へのアドバイス、コンプライアンス上の問題解決を行う。
• 日本国内のデンツプライシロナ拠点（Digital Dental Solution Center Tokyoを含む）における社内基準・手順の順守状況をモニタリングする。
• 日本法人に対する内部監査および外部監査をサポートする。
• ビジネス上の贈答および接待に関するポリシーとレジスター（記録台帳）の運用を日本で実施し、必要に応じて現地規制に基づくアドバイスを提供する。
• ディストリビューターネットワークの継続的なモニタリングを監督する。
• 地域またはグローバルのエシックス＆コンプライアンス部門や法務部門の指示に基づき、社内調査の主導または支援を行う。
• 会社内のコンプライアンスに関する懸念・問題が適切に評価・調査・解決されるよう対応する。
• コンプライアンス関連の法改正や業界動向を常に把握し、社内ポリシーの見直しに反映する。
• 日本の「個人情報保護法（APPI）」を含む、データプライバシー関連の法令順守に関し、法務およびグローバルコンプライアンスチームと連携しながら対応する。

トレーニング関連：

• コンプライアンス・ホットラインの利用促進、行動規範に関する理解向上、新旧のコンプライアンス課題と関連方針への認識を高めることを目的とした、効果的な社内コミュニケーションプログラムを構築・維持する。
• 新入社員向けの導入研修や、全社員およびマネジメント層向けの継続研修を含む、効果的なコンプライアンス研修プログラムを開発・実施する。
• 日本国内の社員およびサードパーティに対し、対面またはオンラインでのコンプライアンス研修を実施する。

その他の業務：

• コンプライアンスおよび倫理委員会への報告、監査委員会向けのプレゼン資料として、プロジェクト・プログラムの進捗状況を報告書にまとめる。
• 必要に応じて、業務プロセス改善プロジェクトに参加する。
• 実施されたコンプライアンスプログラムに関する定期的な報告を行う。
• 必要に応じて、法務・データプライバシー関連のプロジェクトや業務に参加する。

学歴要件：

• 学士号以上

経験要件：

• 規制業界での実務経験10年以上、かつ多国籍企業での業務経験
• ヘルスケア業界での経験があれば尚可
• 日本における医療従事者との関係に関する法令への理解と実務経験
• 贈収賄防止・腐敗防止プログラムの構築・実施経験

求められる知識・スキル：

• 業務運営、コンプライアンス、財務、人事関連の手続きおよび規制に精通していること
• プレイヤーとしてリーダーシップを発揮できる方
• 高いコミュニケーション能力と影響力
• コンプライアンス要件について、マネジメント層の理解と合意を得られる能力